Découvrez le quotidien des assistantes commerciales dans le monde du B2B produit. Un métier pas facile qui nécessite une organisation hors du commun.

    Derrière une équipe commerciale performante se cache souvent une assistante commerciale (ou administration des ventes) qui assure un travail du quotidien indispensable ! Avant de voir comment Boldy a décidé de les aider dans leur travail, découvrons leur quotidien et leurs missions.

    Nous prendrons une généralité au féminin, plus représentative des interviews effectués. (90 % étaient des femmes). En France c’est 85 % de femme (1) c’est dommage que les hommes ne soient pas attirés plus par ces postes mais nous voulions les valoriser.

    Une polyvalence hors du commun

     » Je reçois en moyenne 30 mails par jour, sans compter les appels entrants de nos clients à la recherche d’information sur une commande en cours, c’est un métier d’interruptions permanentes on passe notre vie à gérer des problèmes mais c’est stimulant  » Marine – Assistante Commerciale

    Pour assurer la responsabilité d’assistante commerciale il faut être à l’aise avec la polyvalence et la gestion des priorités ! Son activité est le plus souvent non « scalable » c’est-à-dire qu’en cas de pic de chiffre d’affaires elles sont les premières à être impactées. Quelques exemples de missions pour rappel :

    • Elle renseigne et documente les clients sur les produits/services le plus souvent au téléphone mais aussi en face-à-face.
    • Prise en compte de la demande des clients : elle traite les demandes en lien avec l’équipe commerciale, rédige les devis, communique les délais de livraison et assure la gestion des commandes. Elle est amenée à préparer des offres commerciales pour des clients.
    • Assistance des commerciaux terrains : elle saisit les propositions commerciales, met à jour les dossiers avant les rencontres entre les commerciaux et les clients et assure le suivi des clients.
    • Elle actualise les bases de données (tableau de prévisions des ventes, des commandes, etc.) afin de suivre les objectifs de la direction commerciale.
    • Prendre les rendez-vous et aide à la préparation des réunions et déplacements des commerciaux.
    • Participation aux actions de promotion : participer aux réunions commerciales (salons, relations commerciales, etc.)
    • Suivi des éléments de paiement de commandes : elle reçoit et traite les factures et les transmet au service concerné (service financier, comptabilité, contentieux, etc.) Il faut donc avoir des softkills au top : Sens de la présentation et courtoisie, sens du relationnel, sens de l’organisation, maîtrise de l’orthographe et connaissances des outils informatiques. Dans les principales interviews que nous avons menées elles sont à la fois débordées mais passionnés par ce challenge professionnel !

    Au centre de tout

    Elle est le centre névralgique de la prise de commandes entre le commercial, le client, la supplychain et souvent la comptabilité. Sans elles le système se grippe ! Elle assure la fluidité des informations et le maintien du processus commercial.

    Les premières victimes des retards du numérique

    « Nous recevons encore des commandes par Fax, car les commerciaux n’osent pas dire au client qu’il faut faire différemment » Catherine.

    Attention à la surchauffe de ces fonctions supports clés dans l’entreprise ! Car malheureusement elles servent la plupart du temps de « pansements » à la déficience des outils informatiques. Il est urgent que les équipes de direction puissent investir dans la modernisation numérique pour les soulager durablement et qu’elles puissent absorber les pics d’activité sans stress.

    Et surtout accepter de contraindre ses clients à grandir avec eux dans la modernisation numérique pour plus de fluidité pour tout le monde. (Encore des centaines d’entreprises acceptent des commandes par Fax ! )

    It’s my favorite mug. It just is.
    Avec Boldy gagnez un temps précieux

    Chez Boldy les assistantes commerciales sont au cœur de nos préoccupations avec pour objectif de booster leur productivité pour qu’elles puissent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et monter en compétence sur d’autres sujets.

    Exemple de « tâches » réalisées automatisable à 95% avec Boldy

    • Envoyer des pro-forma et des devis par mails
    • Informer le client de l’expédition d’une commande
    • Saisir des commandes à la main ligne par ligne
    • Retrouver la bonne grille tarifaire pour le bon client
    • Mettre à jour le catalogue tous les mois à la main
    • Être pollué par téléphone pour retrouver les factures, ou suivi des clients

    Exemple de missions « clés » qu’elles ne peuvent pas mener à bien faute de temps

    • Aider les commerciaux à optimiser leurs tournées terrains
    • Analyser les ventes et préparer des chiffres clés pour la direction commerciale
    • Échanger avec les clients sur des sujets stratégiques
    • Travailler avec le marketing pour co-construire des offres promotionnelles
    • Remonter des informations terrains pour les partager à l’équipe.

    (1) Source : Dares, d’après Insee – Données 2011 – © Observatoire des inégalités, France métropolitaine.

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